Le procès-verbal de séance de l’organe délibérant est-il obligatoire ?

L’article L2121-15 CGCT prévoit l’ensemble des formalités concernant la rédaction du procès-verbal, qui est rédigé par un secrétaire de séance. Le procès-verbal a pour objet d'établir et de conserver les faits et décisions des séances du conseil municipal

Rien ne précise spécifiquement qu’il est obligatoire, toutefois, sa rédaction présente surtout un bon sens juridique.

Effectivement, les procès-verbaux sont indispensables dans la mesure où ils attestent de l’existence matérielle de la délibération, ainsi que de son contenu.[1]

Au-delà de son existence, il est impératif qu’il soit correctement rédigé et doit comprendre l’ensemble des éléments utiles. (CE 27 janv. 2011, Commune de Ramatuelle, req. no 338287). En pratique, le procès-verbal de séance ne peut pleinement jouer son rôle que s'il comporte au moins les mentions suivantes : jour et heure de la séance, présidence, conseillers présents, conseillers représentés, désignation du secrétaire de séance, ordre du jour.

Ainsi, l'absence ou l'insuffisance des mentions portées au procès-verbal sont de nature à susciter des contestations, de la part de toute personne physique ou morale, sur la régularité de la procédure des débats et des votes, ainsi que sur la teneur, voire même l’existence des décisions prises.

A noter d’ailleurs qu’en cas de contestation de l'existence matérielle et du contenu d'une délibération, c’est le Juge administratif qui sera compétent : il établit sa conviction en fonction des « pièces versées au dossier » et peut ordonner toutes mesures « d'instruction ». (CE 7 déc. 1934, Commune de Saint-Paul-du-Var, Lebon 1161)

Par ailleurs, les délibérations prises par le conseil municipal doivent être portées au procès-verbal dans la mesure où il permet de les retranscrire ensuite sur le registre des délibérations.

Surtout, il convient de rappeler que, depuis la loi 82-213 du 2 mars 1982, toutes les délibérations du conseil municipal doivent être transmises au préfet ou au sous-préfet (art. L. 2131-1 et L. 2131-2 du CGCT), telles que rapporté dans le procès-verbal. Cela permet au représentant de l'État d'être complètement informé des modalités procédurales de la délibération et du contenu exact des décisions. Dans le cas d’un défaut de transmission, ou en cas d’insuffisance, les décisions juridiques prises par le conseil municipal ne peuvent être mises à exécution. [2]

Toutefois, le Conseil d’Etat dans une décision du 5 décembre 2007, dit Forcalquiert, a estimé qu’il n'y aurait pas d'illégalité à ce que le même texte tienne lieu à la fois de compte rendu et de procès-verbal, dès lors que les décisions sont présentées de façon claire et que le document permet de répondre aux différents objectifs impartis.

[1]Encyclopédie des collectivités locales Chapitre 1 (folio n°4510) - Actes des collectivités locales : décisions des autorités locales

[2]Encyclopédie des collectivités locales Chapitre 5 (folio n°300) - Conseil municipal : régime des délibérations